質(zhì)量管理專家休哈特和愛德華·戴明提出并推廣了PDCA循環(huán)。 PDCA循環(huán)只有4個(gè)簡單的步驟，即：計(jì)劃（PLAN）實(shí)施（DO）驗(yàn)證（CHECK）處理（ACTION）。 PDCA最初用于企業(yè)全面質(zhì)量管理，后來逐漸推廣到企業(yè)經(jīng)營管理的各個(gè)方面。日本企業(yè)經(jīng)營者富田一成認(rèn)為，PDCA不僅是有效的企業(yè)管理工具，更是能夠“激勵人們進(jìn)步”、幫助個(gè)人實(shí)現(xiàn)工作目標(biāo)、提高工作效率的法寶。很多人在每年年初定下目標(biāo)，但年底回顧時(shí)發(fā)現(xiàn)80%以上無法實(shí)現(xiàn)。為什么是這樣？富田一成認(rèn)為，原因是自己沒有掌握高效的PDCA工作方法。熟練掌握和運(yùn)用高效的PDCA工作方法，可以讓你的工作、學(xué)習(xí)、生活更進(jìn)一步，幫助你快速實(shí)現(xiàn)夢想。

01什么是高效的PDCA工作方法？富田一成在原有PDCA的基礎(chǔ)上創(chuàng)新了“高效PDCA工作方法”：計(jì)劃（PLAN）實(shí)施（DO）驗(yàn)證（CHECK）調(diào)整（AJUST）。

高效的PDCA工作方法，將PDCA循環(huán)的四個(gè)環(huán)節(jié)轉(zhuǎn)化為系統(tǒng)化的工作流程：計(jì)劃、實(shí)施、結(jié)果驗(yàn)證、調(diào)整。這四個(gè)鏈接的具體內(nèi)容：

計(jì)劃（PLAN）：設(shè)定目標(biāo)（KGI指標(biāo)）、提出主題、制定KPI指標(biāo)、尋找解決方案。實(shí)施（DO）：將解決方案轉(zhuǎn)化為行動措施，制定KDI指標(biāo)，進(jìn)一步將行動措施落實(shí)為具體任務(wù)（ToDo）并執(zhí)行。驗(yàn)證（CHECK）：驗(yàn)證KGI指標(biāo)、KPI指標(biāo)和KDI指標(biāo)，找出失敗的原因和成功的經(jīng)驗(yàn)。調(diào)整：根據(jù)驗(yàn)證結(jié)果制定調(diào)整計(jì)劃，為下一個(gè)PDCA周期（或終止周期）做準(zhǔn)備。 02 高效PDCA各環(huán)節(jié)內(nèi)容PDCA的四個(gè)環(huán)節(jié)中，每個(gè)階段都有相應(yīng)的技巧和注意事項(xiàng)。只有真正抓住各個(gè)環(huán)節(jié)的關(guān)鍵點(diǎn)，高效的PDCA工作方法才能高效運(yùn)轉(zhuǎn)，達(dá)到“激勵人”、“達(dá)成目標(biāo)”等驚人效果。

1.計(jì)劃（PLAN）：找出差距并制定計(jì)劃。在規(guī)劃階段，首先需要明確要實(shí)現(xiàn)的目標(biāo)。沒有明確的目標(biāo)，什么都談不上。目標(biāo)必須盡可能具體，不能模糊。目標(biāo)越具體，現(xiàn)狀與目標(biāo)的距離就越清晰。當(dāng)距離清晰了，實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的路徑也就清晰了。可以說，PDCA的成功取決于計(jì)劃階段50%以上的重要性。

步驟一：明確目標(biāo)（設(shè)定KGI） 目標(biāo)要具體、明確，并有明確的期限，一般為1至3個(gè)月。示例：（1）“新客戶開發(fā)”目標(biāo)

(2)“英語學(xué)習(xí)”目標(biāo)

第二步：找出現(xiàn)狀與目標(biāo)之間的差距。用同樣的標(biāo)準(zhǔn)對現(xiàn)狀進(jìn)行定量分析，找出現(xiàn)狀與目標(biāo)的差距。例如：（1）“新客戶開發(fā)”方面的差距。假設(shè)您上個(gè)月開發(fā)了5 個(gè)新客戶，并希望3 個(gè)月后每月增加10 個(gè)新客戶。那么現(xiàn)在的情況與目標(biāo)的差距就是5個(gè)人。 （2）“英語學(xué)習(xí)”的差距假設(shè)你上次托業(yè)考試得了600分，希望在3個(gè)月內(nèi)達(dá)到800分。那么目前的情況與目標(biāo)的差距就是200分。

第三步：制定主題并提出解決方案。目標(biāo)和現(xiàn)狀明確后，就要制定主題并提出解決方案。制定主題就是盡可能詳細(xì)地列出“現(xiàn)狀”與“目標(biāo)”之間存在差距的可能原因。一旦發(fā)現(xiàn)了問題，以后找到解決方案就會更容易。當(dāng)前形勢與目標(biāo)的距離越大，需要解決的問題就越多。舉兩個(gè)例子：（1）“新客戶開發(fā)”話題

（二）“英語學(xué)習(xí)”專題

步驟4 整理主題，圍繞目標(biāo)重點(diǎn)關(guān)注三個(gè)主要主題。需要解決的主題可能不止一個(gè)，但人的時(shí)間、精力和能力都是有限的，不可能同時(shí)跑完所有主題。為了避免PDCA的運(yùn)行負(fù)擔(dān)過重，需要對問題進(jìn)行優(yōu)先排序，選擇需要解決的三個(gè)主要問題。話題通常從“整體效果”、“所需時(shí)間”和“參與難易程度”三個(gè)維度進(jìn)行排序：

總體效果：對總體目標(biāo)實(shí)現(xiàn)的影響。對總體目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)有重大影響的主題通常設(shè)置為A級；所需時(shí)間：完成某個(gè)主題所需的預(yù)計(jì)時(shí)間；是否可以輕松參與：少花多得基于做事理念（合理配置人力資源），并按照風(fēng)險(xiǎn)小、易實(shí)施、不易引起心理的原則減輕團(tuán)隊(duì)成員的負(fù)擔(dān)，對項(xiàng)目進(jìn)行評估以確定不同的級別。最終選定主題的標(biāo)準(zhǔn)：（1）至少選擇一個(gè)效果最好的主題。 (2)選擇一個(gè)即使效果不明顯也能在短時(shí)間內(nèi)達(dá)到的主題。 （3）同一級別的主題并排放置，并根據(jù)參與的難易程度進(jìn)行選擇。示例：（1）“新客戶開發(fā)”主題篩選

（二）“英語學(xué)習(xí)”專題篩選

第五步：主題的KPI索引設(shè)置好主題后，下一步就是對這些主題進(jìn)行索引。這就是KPI，即績效指標(biāo)。 KPI指標(biāo)是后續(xù)驗(yàn)證階段用來掌握項(xiàng)目進(jìn)度狀況的指標(biāo)。我們可以將KPI指標(biāo)視為根據(jù)總體目標(biāo)（KGI指標(biāo)）分解的“子目標(biāo)”。通常，有許多不同的方法來索引主題的KPI。這時(shí)候我們不需要面面俱到，只需要選擇最具代表性的KPI指標(biāo)即可。示例：（1）“新客戶開發(fā)”主題的KPI指標(biāo)

（2）“英語學(xué)習(xí)”主題KPI指標(biāo)

步驟6：制定實(shí)現(xiàn)KPI 的解決方案。確定KPI后，您必須制定實(shí)現(xiàn)KPI的解決方案。解決方案是指解決問題、實(shí)現(xiàn)問題的KPI指標(biāo)的“大方向”。在后續(xù)實(shí)施階段，解決方案將繼續(xù)分解為行動措施（DO）和具體任務(wù)（TODO）。示例：（1）“新客戶開發(fā)”解決方案

（二）“英語學(xué)習(xí)”解決方案

步驟7 按優(yōu)先順序排列解決方案。正如題目一樣，實(shí)現(xiàn)KPI指標(biāo)的方案也不止一種，因此也需要對方案進(jìn)行排序，選擇最佳的方案。在確定最佳方案時(shí)，也是從整體效果、所需時(shí)間、是否容易參與三個(gè)維度進(jìn)行分析。如果該方案同時(shí)滿足這三個(gè)指標(biāo)，則為最佳方案；如果解決方案不能同時(shí)滿足這三個(gè)指標(biāo)，建議將“是否容易參與”作為第一因素考慮，因?yàn)槿菀椎氖虑楦菀讏?jiān)持。示例：（1）“新客戶開發(fā)”鎖定解決方案

(2)“英語學(xué)習(xí)”鎖定解決方案

第八步：將計(jì)劃“形象化”，利用各種方法和手段，將設(shè)定的目標(biāo)強(qiáng)行帶入自己的視野，并隨時(shí)提醒、警告自己。例如：在房間內(nèi)張貼告示；在手機(jī)提醒上記錄“每周十個(gè)主題”的數(shù)字目標(biāo)；將當(dāng)天的銷售任務(wù)指標(biāo)寫在筆記本的日期欄上；將便條張貼在桌子等顯眼的地方。

2、實(shí)施（DO）：實(shí)施階段確定行動措施和具體任務(wù)，重點(diǎn)是盡快將解決方案落實(shí)到具體行動中。簡單地說，實(shí)施階段的關(guān)鍵是將規(guī)劃階段提出的解決方案分解為行動措施，然后將行動措施分解為具體任務(wù)。

步驟1 將解決方案轉(zhuǎn)化為行動“DO”行動是指實(shí)施解決方案所需的步驟。解決方案的目的是確?？傮w目標(biāo)實(shí)現(xiàn)，而行動描述的目的是確保解決方案得到實(shí)施。例如，如果你的目標(biāo)是“成為一名優(yōu)秀員工”，那么解決方案之一就是“提高個(gè)人技能”。行動包括：“每天自學(xué)十分鐘”、“參加一次技能培訓(xùn)”、“向有經(jīng)驗(yàn)的同事請教”等等。行動措施可分為兩類：一類是最終型，一旦行動完成即完成，不存在重復(fù)的可能，如“參加一次培訓(xùn)”；另一種是連續(xù)型，不斷重復(fù)動作，如“每天自習(xí)十分鐘”。例：（1）“新客戶開發(fā)”行動措施“DO”

(2)“英語學(xué)習(xí)”行動措施“DO”

步驟2 對行動措施“DO”進(jìn)行優(yōu)先排序并確定重點(diǎn)。還需要瘦身行動措施“DO”。如果一個(gè)解決方案有多種行動措施可供選擇，還需要根據(jù)“總體效果”、“所需時(shí)間”和“參與難易程度”三個(gè)維度來優(yōu)先排序并確定關(guān)鍵行動措施。在確定優(yōu)先級操作時(shí)，請確保每個(gè)解決方案至少有一個(gè)與其對應(yīng)的操作。 （一）“新客戶開發(fā)”行動措施“DO”篩選

（二）“英語學(xué)習(xí)”行動措施“DO”篩選

第三步：量化行動措施“DO”（設(shè)定KDI） 在實(shí)施階段，還需要對行動措施“DO”進(jìn)行索引。用于量化行動措施“DO”的指標(biāo)稱為KDI（Key Do Indicator）。在后續(xù)驗(yàn)證階段，我們可以通過檢查KDI指標(biāo)來檢查行動措施是否按計(jì)劃順利實(shí)施。 (1)“新客戶開發(fā)”KDI指標(biāo)

(2)“英語學(xué)習(xí)”KDI指標(biāo)

第四步：將行動措施“DO”落實(shí)到具體任務(wù)中。 “TODO”僅停留在“DO”的行動措施上，并不意味著已經(jīng)采取了具體行動。 “DO”的行動措施必須落實(shí)到具體任務(wù)“TODO”中。具體任務(wù)是指為落實(shí)行動措施而制定的具體行動計(jì)劃，是具體的行動指示。例如，“閱讀會計(jì)書籍”的行動措施可以落實(shí)到具體任務(wù)中，如“立即去書店買三本會計(jì)書籍”、“爭取在一周內(nèi)讀完”等。示例：（ 1）“新客戶開發(fā)”具體任務(wù)“TODO”

(2)《英語學(xué)習(xí)》具體任務(wù)“TODO”

第五步：在落實(shí)落實(shí)的同時(shí)，逐步推進(jìn)具體任務(wù)。具體任務(wù)“TODO”確定了，下一步就是實(shí)施。為了提高執(zhí)行速度，需要實(shí)時(shí)監(jiān)控具體任務(wù)“TODO”，每天至少確認(rèn)一次具體任務(wù)的執(zhí)行情況。例如，每天早上開始工作之前，你應(yīng)該準(zhǔn)備一份“TODO”清單，列出當(dāng)天的具體任務(wù)；一天中隨時(shí)驗(yàn)證特定任務(wù)的進(jìn)度，發(fā)現(xiàn)進(jìn)度慢就盡量加快。

3、驗(yàn)證（CHECK）：通過回顧和總結(jié)三層驗(yàn)證計(jì)劃階段制定的目標(biāo)、主題和解決方案，以及實(shí)施階段制定的行動措施和具體任務(wù)，需要定期、反復(fù)驗(yàn)證是否已經(jīng)實(shí)現(xiàn)。如果沒有驗(yàn)證，您就無法知道自己距離目標(biāo)有多遠(yuǎn)。如果實(shí)現(xiàn)了，就可以完成設(shè)定的目標(biāo)；如果沒有實(shí)現(xiàn)，則需要調(diào)整計(jì)劃。驗(yàn)證的對象包括： （1）KGI：目標(biāo)達(dá)成率。 (2)KPI：子目標(biāo)達(dá)成率。 (3)KDI：行動措施的達(dá)成率。三者驗(yàn)證頻率的順序?yàn)椋篕DI最高，KPI次之，KGI最后。

第一步：確認(rèn)KGI指標(biāo)的達(dá)成率KGI指標(biāo)，每月進(jìn)行一次正式有效的驗(yàn)證。示例：（1）“新客戶開發(fā)”KGI指標(biāo)驗(yàn)證

(2)《英語學(xué)習(xí)》KGI指標(biāo)驗(yàn)證

第二步：確認(rèn)KPI指標(biāo)的達(dá)成率。通過確認(rèn)KPI指標(biāo)，了解項(xiàng)目進(jìn)展情況并反思實(shí)施結(jié)果。 KPI 指標(biāo)至少每周驗(yàn)證一次。示例：（1）“新客戶開發(fā)”KPI指標(biāo)驗(yàn)證

（2）“英語學(xué)習(xí)”KPI指標(biāo)驗(yàn)證

步驟3 確認(rèn)KDI指標(biāo)達(dá)成率。 KDI是顯示“任務(wù)是否按計(jì)劃執(zhí)行”的指標(biāo)。以“行動目標(biāo)”的達(dá)成率形式表現(xiàn)。具體任務(wù)（TODO）的執(zhí)行情況需要每天確認(rèn)并隨時(shí)調(diào)整。示例：（1）“新客戶開發(fā)”KDI指標(biāo)驗(yàn)證

（2）“英語學(xué)習(xí)”KDI指標(biāo)驗(yàn)證

第四步：找出失敗的原因。如果發(fā)現(xiàn)KGI、KPI、KDI指標(biāo)未能達(dá)到預(yù)期效果，則需要找出原因。 （1）當(dāng)KDI指標(biāo)未能按計(jì)劃實(shí)現(xiàn)時(shí)，可能的原因有：

（2）由于以下四種原因，KPI指標(biāo)未能按計(jì)劃實(shí)現(xiàn)： A、未采取具體行動（KDI未能實(shí)現(xiàn)）； B. 采取了某些行動，但不是很徹底（行動措施“DO”不是改進(jìn)）； C. 意外遇到的新話題（unexpected new topic）； D、建立假設(shè)時(shí)確定的因果關(guān)系錯(cuò)誤（KPI與KDI未能達(dá)成一致）。 （3）如果KDI和KPI按計(jì)劃順利實(shí)施，但KGI保持不變，沒有任何變化，可能的原因是： A. KGI與主體沒有聯(lián)系。 B. 主體與KPI連接失敗。

第五步：分析成功經(jīng)驗(yàn)。驗(yàn)證階段不僅要調(diào)查失敗的原因，還要分析成功的經(jīng)驗(yàn)。通過分析成功的經(jīng)驗(yàn)，找出自己的優(yōu)勢，然后運(yùn)用到后續(xù)的工作中，就能事半功倍。例如，一個(gè)性格內(nèi)向、擅長制作銷售材料的銷售人員，在當(dāng)今的網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，可以充分利用自己的優(yōu)勢，不費(fèi)吹灰之力，通過上傳營銷材料來引入新客戶。因此，沒有必要堅(jiān)持無休止地運(yùn)行“練好待客之道”的PDCA循環(huán)。

4調(diào)整（ADJUST）：根據(jù)驗(yàn)證結(jié)果的改進(jìn)和擴(kuò)展調(diào)整階段。目的是根據(jù)驗(yàn)證階段的驗(yàn)證結(jié)果討論未來的對策。可以理解為在總結(jié)和反思的基礎(chǔ)上為下一個(gè)PDCA周期做準(zhǔn)備。

步驟1 根據(jù)驗(yàn)證結(jié)果提出調(diào)整方案。驗(yàn)證階段傳遞的信息包括以下三個(gè)內(nèi)容：

KPI和KDI（或其中一項(xiàng)）的達(dá)成率；失敗的原因；成功的經(jīng)驗(yàn)。對于失敗的原因，你需要考慮如何轉(zhuǎn)失敗為成功。對于成功的經(jīng)驗(yàn)，我們需要思考如何總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，拓展成果。根據(jù)不同的驗(yàn)證結(jié)果，一般有四種調(diào)整方案：（1）總體目標(biāo)需要調(diào)整：終止、變更或追加終止意味著你對項(xiàng)目失去了信心，甚至認(rèn)為無法挽救項(xiàng)目。以致你不得不放棄總體目標(biāo)。目標(biāo)。例如：取消不創(chuàng)造利潤的赤字部門（總體目標(biāo)終止）PDCA循環(huán)終止。改變是指必須改變實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的目標(biāo)或?qū)崿F(xiàn)的日期。例如：放棄參加今年的司法考試，集中精力備戰(zhàn)明年（總體目標(biāo)改變）終止當(dāng)前的PDCA，開始新的PDCA循環(huán)。另外是指在項(xiàng)目進(jìn)行過程中，遇到了不可預(yù)見的重大問題，必須提出新的計(jì)劃來應(yīng)對新的挑戰(zhàn)。例如：在推進(jìn)降低成本的PDCA循環(huán)時(shí)，發(fā)現(xiàn)會計(jì)處理不當(dāng)（總體目標(biāo)相加）繼續(xù)當(dāng)前的PDCA循環(huán)，并開始新的PDCA循環(huán)。 （2）計(jì)劃發(fā)生實(shí)質(zhì)性修改的，總體目標(biāo)不變，但必須在原基礎(chǔ)上修改或增加新的議題。例如，總體目標(biāo)是“增加營業(yè)利潤”，話題從“增加銷售額”變?yōu)椤敖档蜖I業(yè)成本”。為此，公司各部門可能都要參與應(yīng)對。 （3）調(diào)整解決方案、行動措施“DO”和具體任務(wù)“TODO”。在這種情況下，總體目標(biāo)和主題不變，但解決方案、行動措施DO和具體任務(wù)TODO發(fā)生變化，或者提出改進(jìn)措施。 (4) 無需調(diào)整。如果效果顯著且不需要改進(jìn)，則可以在上一輪解決方案的基礎(chǔ)上開始下一輪循環(huán)，確保每個(gè)環(huán)節(jié)都認(rèn)真執(zhí)行。

第二步：對調(diào)整計(jì)劃進(jìn)行優(yōu)先排序，集中優(yōu)勢，擊敗每一項(xiàng)。我們?nèi)匀豢梢愿鶕?jù)“總體效果”、“所需時(shí)間”和“容易參與”三個(gè)標(biāo)準(zhǔn)來確定調(diào)整方案的優(yōu)先順序。

步驟3.連接到下一輪PDCA循環(huán)。 PDCA的意義在于持續(xù)運(yùn)作。根據(jù)情況，需要采取不同的對策和調(diào)整，以確保整個(gè)循環(huán)不斷地反復(fù)運(yùn)行。

03 寫在最后：任何管理方法要想取得成果，堅(jiān)持是關(guān)鍵。高效的PDCA工作方法看似并不復(fù)雜，但想要讓它產(chǎn)生實(shí)際效果，需要長期堅(jiān)持，在每個(gè)環(huán)節(jié)、每個(gè)細(xì)節(jié)上下功夫。作者|雅麗管理層筆記，分享企業(yè)戰(zhàn)略、組織及人力資源管理。