電子郵件是目前工作場所最常用的溝通工具。每個(gè)人都會寫，但不是每個(gè)人都能掌握其中的竅門，寫出一篇既能為自己和公司樹立專業(yè)形象，又能吸引觀眾的文章。發(fā)件人希望立即回復(fù)電子郵件。德國人發(fā)送英文電子郵件時(shí)常犯哪些錯(cuò)誤？

以下總結(jié)了中國人在職場中使用英文電子郵件時(shí)最常犯的四個(gè)錯(cuò)誤和例子。

問題1：電子郵件的主要信息應(yīng)該簡短而有力，以便人們一目了然？

首先，主題行不能為空，否則電子郵件可能會被視為垃圾郵件。接下來，如果信函的內(nèi)容已經(jīng)得到了雙方的多次答復(fù)，并且信函中的討論事項(xiàng)已經(jīng)偏離了原來的目的，那么一定要刪除信函之前的文字，并用新的主題替換。首先，它會讓收件人更加了解這封信。二是方便日后查找信件和資料存檔。最后，不要將信件的所有內(nèi)容都放在信件的主題行中。這樣只會讓對方對你產(chǎn)生不好的印象，更不用說對方后續(xù)的聯(lián)系和回應(yīng)了。

事實(shí)上，用英語寫一封商業(yè)信函并不困難。請記?。好β档纳虅?wù)人士每天至少會收到大約20 封電子郵件，主管甚至可能會收到數(shù)百封電子郵件，因此他們希望吸引收件人的注意?；蛘呦胍A得對方秘書的注意并得到快速回復(fù)，秘訣就在于你的郵件主題是否好。

一封好的電子郵件主題行必須具備三大原則：清晰的組織、明確的目標(biāo)和一致的內(nèi)容。以下是電子郵件的一些常見問題。我們來對比一下錯(cuò)誤和正確用法。

錯(cuò)誤一：目的不夠明確

主題：請求（主題：請求）與主題：禮品袋報(bào)價(jià)請求（主題：禮品袋詢價(jià)請求）

第一個(gè)主題雖然可讀且相關(guān)，但根本不清楚。

第二個(gè)主題將Request更明確地變成了Quotation Request，并進(jìn)一步添加了Gift Bags。雖然我沒有讀過這封信的全文，但主題足夠清晰，也很容易理解。閱讀，使收件人一眼就能立即對應(yīng)到相關(guān)信息和流程，并快速回復(fù)請求信。

錯(cuò)誤二：主旋律沒有詳細(xì)的時(shí)間描述

主題：促銷（主題：促銷活動）與主題： 2012秋冬系列促銷（主題：2012秋冬新品上市促銷活動）

雖然第一個(gè)主題比Sales更清晰，但是它是什么樣的促銷呢？ 2012秋冬系列增加了第二個(gè)主題，有助于收件人更明確地指出信件內(nèi)容是關(guān)于新品發(fā)布，以便主題能夠快速切入主題。

問題2：您應(yīng)該在電子郵件開頭注明姓名還是使用“尊敬的先生/女士”？

在寫英文信件時(shí)，您是否曾因公式化的Dear Sir/Madam而感到陳詞濫調(diào)？也許有人會問“親愛的”翻譯成中文是什么意思？明明對對方不太了解，這樣稱呼是不是太親密了？

在英文電子郵件規(guī)則中，Dear 表示禮貌和對對方的尊重。 Dear Sir/Madam 用于寫信給姓名不詳?shù)娜耍簿褪俏覀兯f的“尊敬的人”。

我們也可以將Dear理解為“to~”，例如Dear Alisa是給Alisa的一封信；當(dāng)然，您還有其他更簡單的信頭選擇。事實(shí)上，大多數(shù)人都可以接受信頭上的直接名字，比如：Hi Alisa，或者Goodmorning Alisa，而如何選擇取決于你和收件人的關(guān)系以及你們溝通的頻率。

信末尾的簽名可以看出你想與對方建立什么樣的關(guān)系。如果你想更親近，可以簽Alisa；如果您想與對方保持距離，您可以同時(shí)簽上您的名字和姓氏Alisa Tu。同樣，對方也會嗅出你的簽名密碼，并與你維持預(yù)設(shè)的關(guān)系。

另外，當(dāng)你收到對方的回復(fù)時(shí)，觀察對方如何稱呼你，并在信件末尾簽名。下次寫信時(shí)你就會知道如何稱呼對方。

問題3：郵件的語氣是不是越正式，就越專業(yè)？

很多人認(rèn)為，要寫好一封電子郵件，必須使用正式的措辭和語氣，而且必須一本正經(jīng)地討論事情，才能在工作中表現(xiàn)出自己的專業(yè)性。然而，這絕對是一個(gè)很大的錯(cuò)誤。

撰寫英文電子郵件內(nèi)容的重點(diǎn)是使內(nèi)容聽起來像正常對話，而不是官僚或造作。因此，普通對話中不使用的措辭不會出現(xiàn)在電子郵件中。

中國的英語教育總是要求我們在寫作時(shí)使用看似專業(yè)的單詞、短語和高級語法技巧，才能獲得滿意的高分。但實(shí)際上，一封正確、恰當(dāng)?shù)碾娮余]件內(nèi)容應(yīng)該讓人一目了然，能夠清楚地接收到所要傳達(dá)的意思。

作為每個(gè)人都會犯的常見錯(cuò)誤的一個(gè)例子，請比較兩封信的第一段，我們早些時(shí)候談過（信1）和我們早上談過（信2）。

信一：

主題： 問題解決了！

杰西--- 我們之前談過，很高興看到問題已經(jīng)解決。如果您需要更多信息或幫助，請回復(fù)。感謝和問候。

中文翻譯：

主題：問題解決了！

杰西--- 我們剛剛通過電話，我很高興知道您的問題已得到解決。如果您需要更多信息或幫助，請告訴我。謝謝你和我的問候。

信二：

主題： PBG 項(xiàng)目問題已解決

嗨，杰西，謝謝您早上的來電。

我很高興我們能夠找到PBG 項(xiàng)目的解決方案。祝您未來在這方面取得進(jìn)展。我仍然會在辦公室呆到下午3 點(diǎn)。當(dāng)你決定我如何再次幫助你時(shí)。

莎拉

中文翻譯：

主題：PBG 項(xiàng)目問題已解決

嗨杰西，

感謝您今天早上的來電。我很高興我們能夠?yàn)镻BG 項(xiàng)目找到解決方案。祝你的項(xiàng)目好運(yùn)。

只要您認(rèn)為我們還有機(jī)會提供幫助，我就會在辦公室待到下午三點(diǎn)。

莎拉

我們之前在信1 中談到的意思是：我們剛才在電話中交談過。沒有明確提及時(shí)間，這讓人很困惑我們是在什么時(shí)間點(diǎn)說話的。而我們在早上聊的時(shí)候明確指出我們在早上使用電話，這樣收件人一眼就能聯(lián)想到早上談話的內(nèi)容。

另外，第一封信的末尾有一句話：如果您需要更多信息或幫助，請回復(fù)。請?jiān)诰淠┗貜?fù)。這句話簡短明了。建議在商務(wù)信函中常用。

問題4：在電子郵件末尾使用“致以誠摯問候”作為問候語最有禮貌的方式是什么？

以“最誠摯的問候”結(jié)束電子郵件是否合適？ Best Regards翻譯成中文就是“我最崇高的敬意”。不覺得有點(diǎn)字面意思嗎？

也許你有疑問，這種字面上的問候語經(jīng)常出現(xiàn)在商務(wù)信函中，而且它仍然是大家最熟悉的問候語嗎？為什么如此常見？因?yàn)樯虅?wù)人士永遠(yuǎn)沒有足夠的時(shí)間，他們只想盡快處理一封電子郵件，而且因?yàn)檫@句話出現(xiàn)的次數(shù)太多，所以很容易被大家接受，商務(wù)人士不必絞盡腦汁想出一句話。信末尾有美麗的問候。

事實(shí)上，當(dāng)每個(gè)人都這樣做時(shí)，并不一定意味著這就是最好的用法。例1是另外一些常用的信件末尾問候語。它們都是易于記憶且簡單的單詞。您可以選擇一些來記住并在下次寫信時(shí)使用它們。收信人一定能感受到你的用心。

從例1的表格可以看出，電子郵件結(jié)束語的選擇是一個(gè)大問題。信函末尾結(jié)束語的使用必須考慮與電子郵件收件人的關(guān)系以及收件人之間的互動。