電子郵件是目前工作場所最常用的溝通工具。每個人都會寫，但不是每個人都能掌握其中的竅門，寫出一篇既能為自己和公司樹立專業(yè)形象，又能吸引收件人注意力的文章。發(fā)件人希望立即回復電子郵件。德國人發(fā)送英文電子郵件時常犯哪些錯誤？

以下總結(jié)了中國人在職場中使用英文電子郵件時最常犯的四個錯誤和例子。

問題1：電子郵件的主要信息應該簡短而有力，以便人們一目了然？

首先，主題行不能為空，否則電子郵件可能會被視為垃圾郵件。接下來，如果信函的內(nèi)容已經(jīng)得到了雙方的多次答復，并且信函中的討論事項已經(jīng)偏離了原來的目的，那么一定要刪除信函之前的文字，并用新的主題替換。首先，它將使收件人更加了解這封信。二是方便日后查找信件和資料存檔。最后，不要將信件的所有內(nèi)容都放在信件的主題行中。這樣只會讓對方對你產(chǎn)生不好的印象，更不用說對方后續(xù)的聯(lián)系和回應了。

事實上，寫一封商務英語信函一點也不難。請記?。好β档纳虅杖耸棵刻熘辽贂盏酱蠹s20 封電子郵件，主管甚至可能會收到數(shù)百封電子郵件，因此他們想要吸引收件人的注意?；蛘呲A得對方秘書的注意并得到快速回復。秘密在于你的電子郵件是否有一個好的主題。

一封好的電子郵件主題必須具備三大原則：組織清晰、目標明確、內(nèi)容一致。以下是電子郵件的一些常見問題。我們來比較一下錯誤和正確用法。

錯誤一：目的不夠明確

主題：請求（主題：請求）與主題：禮品袋報價請求（主題：禮品袋詢價請求）

第一個主題雖然可讀且相關(guān)，但根本不清楚。

第二個主題將Request更明確地變成了Quotation Request，并進一步添加了Gift Bags。雖然我沒有讀過信全文，但主題足夠清晰，易于理解。閱讀，使收件人一眼就能立即對應到相關(guān)信息和流程，并快速回復請求信。

錯誤二：主旋律沒有詳細的時間描述

主題：促銷（主題：促銷活動）與主題： 2012秋冬系列促銷（主題：2012秋冬新品上市促銷活動）

雖然第一個主題比Sales更清晰，但是它是什么樣的促銷呢？ 2012秋冬系列增加了第二個主題，有助于收件人更明確地指出信件內(nèi)容是關(guān)于新品發(fā)布，以便主題能夠快速切入主題。

問題2：電子郵件應該以直名開頭還是以親愛的先生/女士開頭？

在寫英文信件時，您是否曾因公式化的Dear Sir/Madam而感到陳詞濫調(diào)？也許有人會問“親愛的”翻譯成中文是什么意思？自己顯然對對方不太了解，這樣稱呼會不會太親密了？

在英文電子郵件規(guī)則中，Dear 表示禮貌和對對方的尊重。 Dear Sir/Madam 用于寫信給姓名不詳?shù)娜?，也就是我們所說的“尊敬的人”。

我們也可以將Dear解釋為“to~”，例如Dear Alisa是給Alisa的信；當然，您還有其他更簡單的信頭選擇。事實上，大多數(shù)人都可以接受信頭上的直接名字，比如：Hi Alisa，或者Goodmorning Alisa，而如何選擇取決于你和收件人的關(guān)系以及你們溝通的頻率。

信末尾的簽名可以看出你想與對方建立什么樣的關(guān)系。如果你想更親近，可以簽Alisa；如果您想與對方保持距離，您可以同時簽上您的名字和姓氏Alisa Tu。同樣，對方也會嗅出你的簽名密碼，并與你維持預設的關(guān)系。

另外，當你收到對方的回復時，觀察對方如何稱呼你，并在信件末尾簽名。下次寫信時你就會知道如何稱呼對方。

問題3：郵件的語氣是不是越正式，就越專業(yè)？

很多人認為，要寫好一封電子郵件，需要使用正式的措辭和語氣，而且必須公事公辦、實事求是，才能在工作中體現(xiàn)出自己的專業(yè)性。然而，這絕對是一個很大的錯誤。

撰寫英文電子郵件內(nèi)容的重點是使內(nèi)容聽起來像正常對話，而不是官僚或造作，因此普通對話中不使用的措辭不會出現(xiàn)在電子郵件中。

中國的英語教育總是要求我們在寫作時使用看似專業(yè)的單詞、短語和高級語法技巧，才能獲得令人滿意的高分。但事實上，一封正確、恰當?shù)碾娮余]件內(nèi)容應該讓人一目了然，能夠清楚地接收到所要傳達的意思。

作為每個人都會犯的常見錯誤的一個例子，請比較兩封信的第一段，我們早些時候談過（信一）和我們早上談過（信二）。

信一：

主題： 問題解決了！

杰西--- 我們之前談過，很高興看到問題已經(jīng)解決。如果您需要更多信息或幫助，請回復。感謝和問候。

中文翻譯：

主題：問題解決了！

杰西--- 我們剛剛通過電話，我很高興知道您的問題已得到解決。如果您需要更多信息或幫助，請告訴我。謝謝你和我的問候。

信二：

主題： PBG 項目問題已解決

嗨，杰西，謝謝您早上的來電。

我很高興我們能夠找到PBG 項目的解決方案。祝您未來在這方面取得進展。我仍然會在辦公室呆到下午3 點。當你決定我如何再次幫助你時。

莎拉

中文翻譯：

主題：PBG 項目問題已解決

嗨杰西，

感謝您今天早上的來電。我很高興我們能夠為PBG 項目找到解決方案。祝你的項目好運。

只要您認為我們還有機會提供幫助，我就會在辦公室待到下午三點。

莎拉

我們之前在信1 中談到的意思是：我們剛才在電話中交談過。沒有明確提及時間，這讓人很困惑我們是在什么時間點說話的。而我們在早上聊的時候明確指出我們在早上使用電話，這樣收件人一眼就能聯(lián)想到早上談話的內(nèi)容。

另外，第一封信的末尾有一句話：If you need more information or help please revert。請在句末回復。這句話簡短而明確。建議在商務信函中常用。

問題4：在電子郵件末尾使用“致以誠摯問候”最有禮貌的方式是什么？

以“最誠摯的問候”結(jié)束電子郵件是否合適？ Best Regards翻譯成中文就是“我最崇高的敬意”。不覺得有點字面意思嗎？

也許你有疑問，這種字面上的問候語經(jīng)常出現(xiàn)在商務信函中，而且它仍然是大家最熟悉的問候語嗎？為什么如此常見？因為商務人士永遠沒有足夠的時間，他們只想盡快處理一封電子郵件，而且因為這句話出現(xiàn)的次數(shù)太多，所以很容易被大家接受，商務人士不必絞盡腦汁想出一句話。信末尾有美麗的問候。

事實上，當每個人都這樣做時，并不一定意味著這就是最好的用法。例1是另外一些常用的信件末尾問候語。它們都是易于記憶且簡單的單詞。您可以選擇一些來記住并在下次寫信時使用它們。收件人一定能感受到你的用心。

從例1的表格可以看出，電子郵件結(jié)束語的選擇是一個大問題。信函末尾結(jié)束語的使用必須考慮與電子郵件收件人的關(guān)系以及收件人之間的互動。